بایدهای تلفن در محل کار

اصفهان زیبا: چشم پوشی از رفتارها پشت تلفن کار ساده ای است. برخوردها و ملاقات های ناگهانی یا پیام ابلاغ ایمیل جدید که یک‌باره روی صفحه نمایش کامپیوتر ظاهر می شود، می تواند باعث پرت شدن حواس شود. اما باید یادتان باشد که مکالمات تلفنی هم به اندازه مکالمات رو در رو اهمیت دارد.اگر شغلتان جوری است که ایجاب می کند بیشتر روز با تلفن صحبت کنید، یادتان باشد که معمولا چند ساعت طول می کشد تا تارهای صوتی حنجره انسان بعد از چند ساعت خواب شب خوب گرم شود. هشت ساعت خواب در شب باعث می شود تارهای صوتی زنگ بزند! از این رو بعد از بیدار شدن موقع حاضر شدن برای رفتن به سر کار، کمی جلوی آینه دستشویی کمی با صدایتان بازی کنید و حرف بزنید. یا موقع دوش گرفتن کمی در حمام آواز بخوانید. تمرین تنفس عمیق هم شکم و هم گلویتان را برای یک روز تمام حرف زدن آماده می کند. اگر با ماشین خودتان به محل کار می روید می توانید در مسیر با آهنگی که از ضبط صوت پخش می شود هم همخوانی کنید.

گرفتن یک تماس تلفنی:برای گرفتن یک تماس تلفنی کاری، اول باید خودتان و شرکتتان را معرفی کنید. اگر به یک منشی وصل شده اید، نام کسی را که می خواهید با او صحبت کنید را او عنوان کنید. به همین سادگی: «سلام، من آریا از شرکت کوشا ایران هستم. می توانم با آقای سمیعی صحبت کنم؟»باید آماده باشید تا یکی دو جمله در مورد هدف تماستان صحبت کنید. وقتی به فرد مورد نظر وصل شدید، هدفتان را بیان کرده و حتما از او بپرسید که احیانا مزاحمش نشده باشید. این بخش از اتیکت استفاده از تلفن یکی از مهم ترین قسمت های آن است؛ چون باعث می شود فرد مورد نظر در صورت گرفتار بودن، بعدا در فرصتی مناسب تر پاسخگوی نیازهای شما باشد. به هیچ عنوان در مورد مدتی که می خواهید وقت او را بگیرید دروغ نگویید، پس اگر فکر می کنید که کارتان بیشتر از پنج دقیقه طول می کشد، نگویید، «سریع کارم تمام می شود و بیشتر از پنج دقیقه وقتتان را نمی گیرم!» اجازه بدهید طرف مقابلتان از همان ابتدای مکالمه تصمیم بگیرد که چه باید بکند.اگر به خط منشی شرکت وصل شده اید و وی هدف تماس شما را جویا شد، باید بتوانید مختصر و مفید هدفتان را برای او مطرح کنید. اما به هیچ عنوان فکر نکنید که او باید پاسخ شما را بدهد؛ وقتی مستقیما به فردی که موردنظرتان بوده وصل شدید، پیامتان را دوباره به زبان خودتان مطرح کنید. اگر از شما خواستند که بعدا زنگ بزنید یا پیام خودتان را بگذارید، ناراحت نشوید، قرارهای قبلی همیشه در اولویت هستند.

پاسخ گویی به تلفن:مردم به دلایل مختلف برای امور کاری تلفن می زنند. خیلی به ندرت پیش می آید که فروشنده ها و مشتری ها فقط برای حال و احوال کردن به یکدیگر زنگ بزنند. تلفن های کاری معمولا به عملی خاتمه پیدا می کند، از این رو بهتر است با هرچه دلپذیرتر کردن صدایتان پشت تلفن، اولین تاثیری که روی مخاطب می گذارید، تاثیر خوشایندی باشد.وقتی گوشی تلفن را برمی دارید، نام خودتان و شرکتتان را عنوان کنید. بد نیست که قبل از معرفی، از مخاطب برای گرفتن تماس تشکر هم بکنید. مثلا بگویید: «با تشکر از تماس شما، آریا هستم از شرکت کوشا ایران. می توانم کمکتان کنم؟»